ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Μέχρι το 2020 χρησιμοποιούσαμε τον όρο ηλεκτρονική τιμολόγηση (ή ηλεκτρονικό τιμολόγιο) για να δηλώσουμε ότι ένας εκδότης στέλνει ηλεκτρονικά τα τιμολόγια του στο λήπτη. Δηλαδή τα στέλνει σε ψηφιακή μορφή.
Ηλεκτρονικό (ψηφιακό) τιμολόγιο μπορούσε να είναι ένα αρχείο PDF συνοδευόμενο από τα αρχεία σημάνσεων του μηχανισμού.
Ηλεκτρονικό τιμολόγιο μπορούσε να είναι και ένα αρχείο συγκεκριμένου μορφότυπου-δομής, το οποίο περιλαμβάνει όλες τις γραμμές ενός παραστατικού. Το αρχείο αυτό με κατάλληλες αυτοματοποιημένες διαδικασίες μπορούσε να εισάγεται στο ERP του λήπτη, χωρίς ο χειριστής να πληκτρολογεί τα είδη του παραστατικού. Αυτή η διαδικασία ακολουθείται εδώ και πολλά χρόνια στις φαρμακαποθήκες που δίνουν την δυνατότητα στα φαρμακεία να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά που έχουν εκδώσει (προς τα φαρμακεία).
Στη συνέχεια, η ΑΑΔΕ με τις αποφάσεις 1017 και 1035/2020 και με την 1158/13.10.2023, όρισε τόσο την μορφή όσο και τον τρόπο που εκδίδεται ένα παραστατικό από μια οντότητα για να το αναγνωρίσει ως ηλεκτρονικό.
Πλέον το ηλεκτρονικό κατά ΑΑΔΕ παραστατικό :
- Εκδίδεται μέσω “Πιστοποιημένου Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης”
- Πριν την έκδοση του εκάστοτε τιμολογίου ο Πάροχος διαβιβάζει το παραστατικό στο myData και σημαίνει το παραστατικό (σαν να ήταν φορολογικός μηχανισμός)
- Η εκτύπωση του παραστατικού περιλαμβάνει το MARK, το Unique ID του myData, τη σήμανση του Παρόχου και το QR CODE το οποίο μπορεί να το scan-άρει ο λήπτης για να δει το παραστατικό.
ΠΑΡΟΧΟΙ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ
Πιστοποιημένοι Πάροχοι Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης :
Είναι εταιρείες οι οποίες έχουν αναπτύξει συστήματα λογισμικού (πλατφόρμες) οι οποίες έχουν ελεγχθεί και πιστοποιηθεί-αδειοδοτηθεί από την ΑΑΔΕ οπότε, θεωρούνται έμπιστες (trusted) για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων.
Διαδικασία έκδοσης Ηλεκτρονικού Τιμολογίου μέσω Αδειοδοτημένου Παρόχου :
- Το ERP της οντότητας στέλνει τα δεδομένα ενός παραστατικού στον Πάροχο
- Ο Πάροχος :
- Ελέγχει τα δεδομένα ότι πληρούν τους κανόνες έκδοσης παραστατικού
- Διαβιβάζει τη σύνοψη του παραστατικού στο myData, λαμβάνει το MARK και το Unique ID της διαβίβασης
- Δίνει σήμανση (αυθεντικοποίηση) στο παραστατικό
- Αρχειοθετεί το παραστατικό στο cloud
- Επιστρέφει στο ERP το MARK, το Unique ID, τη σήμανση και το URL αποθήκευσης
- Προαιρετικά ο Πάροχος αποστέλλει το παραστατικό στον λήπτη
- Το ERP εκτυπώνει το παραστατικό στο οποίο πρέπει να απεικονίζεται υποχρεωτικά (σε μορφή QR CODE) το URL αποθήκευσης ώστε scan-άροντας το οποιοσδήποτε να δει το παραστατικό στον ιστότοπο του Παρόχου.
Σημείωση : Το παραστατικό συνήθως εκτυπώνεται από το ERP αφού κάθε εταιρεία έχει την δική της μορφή εκτύπωσης, το δικό της λογότυπο, κλπ.
Με βάση την παραπάνω διαδικασία είναι προφανές ότι σε περίπτωση απώλειας Internet ή όταν έχει «πέσει» η πλατφόρμα της ΑΑΔΕ, δεν μπορούν να ολοκληρωθούν τα παραπάνω βήματα.
- Στην περίπτωση που δεν υπάρχει επικοινωνία μεταξύ Παρόχου και ERP οντότητας το παραστατικό εκδίδεται από το ERP με αναγραφή του λεκτικού «Απώλεια διασύνδεσης Οντότητας – Παρόχου»
- Στην περίπτωση που δεν υπάρχει επικοινωνία μεταξύ Παρόχου και ΑΑΔΕ, το παραστατικό εκδίδεται από το ERP με αναγραφή του λεκτικού «Απώλεια διασύνδεσης Παρόχου - ΑΑΔΕ»
Εντός μιας ημέρας η οντότητα είναι υποχρεωμένη να αποστείλει τα παραστατικά αυτά στον Πάροχο και ο Πάροχος να τα διαβιβάσει στην ΑΑΔΕ, να τα αρχειοθετήσει και να τα αποστείλει στο Λήπτη.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ
Ο Πάροχος έχει υποχρέωση να τηρεί τα ηλεκτρονικά τιμολόγια για 5 χρόνια, να στέλνει δεδομένα αυτών στην ΑΑΔΕ και να δίνει πλήρη πρόσβαση στην ΑΑΔΕ.
Η ΑΑΔΕ θεωρεί την ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω Παρόχου αξιόπιστη καθώς οποιοσδήποτε μπορεί να ελέγξει την αυθεντικότητα ενός τιμολογίου με την χρήση του QR CODE.
Για τον λόγο αυτόν προσφέρει φορολογικά κίνητρα στις οντότητες που επιλέγουν την έκδοση των παραστατικών τους μέσω Παρόχου :
- Παραγραφή φορολογικών υποθέσεων στα 3 έτη
- Άμεση απόσβεση των δαπανών για την ηλεκτρονική τιμολόγηση με επαύξηση αυτών κατά 100 %
- Επιστροφή φόρου πιο σύντομα από άλλες επιχειρήσεις.
Σήμερα η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά τα αξιακά παραστατικά (Τιμολόγια, Πιστωτικά, Αποδείξεις Λιανικών Πωλήσεων, κλπ) και είναι προαιρετική.
Περίπου το 8% των εκδιδόμενων παραστατικών εκδίδονται και διαβιβάζονται στην ΑΑΔΕ μέσω Παρόχου.
Αν μια οντότητα συμβληθεί με Πάροχο για ηλεκτρονική τιμολόγηση, αυτή πρέπει να αφορά υποχρεωτικά τουλάχιστον όλες τις χονδρικές συναλλαγές.
Για να ισχύσουν τα φορολογικά κίνητρα, πρέπει υποχρεωτικά και η λιανική να εκδίδεται μέσω Παρόχου.
Η ΑΑΔΕ έχει επίσημα ανακοινώσει ότι προχωρά σε ενέργειες (άδεια από ΕΕ) ώστε η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση να είναι υποχρεωτική για όλες τις οντότητες.
Στο άμεσο μέλλον σε αυτήν θα ενταχθεί και το «Ηλεκτρονικό Δελτίο Αποστολής». Δηλαδή και τα ποσοτικά παραστατικά διακίνησης (Δελτία Αποστολής, Δελτία Επιστροφής, Δελτία Ενδο-διακίνησης, κλπ). Αυτά θα διαβιβάζονται, πριν την έναρξη της διακίνησης, με ανάλυση ειδών (ή κατηγορίες ειδών όπως αυτές θα οριστούν από την ΑΑΔΕ). Σε τυχόν έλεγχο, ο ελεγκτής θα ελέγχει τα διακινούμενα είδη με βάση την διαβίβαση που έχει γίνει στην ΑΑΔΕ.
ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗ με POS ΚΑΡΤΩΝ, με ΦΗΜ ή ΜΕ ΠΑΡΟΧΟ
Η συντομογραφία ΦΗΜ αφορά Ταμειακές Μηχανές, Φορολογικούς Μηχανισμούς, ΑΔΗΜΕ.
Στο επόμενο διάστημα θα υπάρξει αλλαγή στον τρόπο των πληρωμών μέσω POS στις οντότητες με λιανική πώληση.
Οι πληρωμές θα αυθεντικοποιούνται από τους ΦΗΜ ή τον Πάροχο για την ορθότητα τους και ότι συνάδει με το παραστατικό της συναλλαγής.
Πριν την έκδοση του παραστατικού, ο ΦΗΜ ή ο Πάροχος θα παρέχουν στο ERP χαρακτηριστικό κωδικό (token) που θα περιλαμβάνει στοιχεία του παραστατικού.
Το ERP θα στέλνει τον κωδικό στο POS. To POS θα αναγνωρίζει το ποσό πληρωμής (δεν θα μπορεί ο χρήστης να το πληκτρολογήσει στο POS) και αν εγκριθεί από την Τράπεζα θα επιστρέφεται στο ERP μοναδικός ηλεκτρονικός κωδικός πληρωμής.
Μέσω του ΦΗΜ ή του παρόχου ο κωδικός αυτός θα ενημερώνει το myData της οντότητας.
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ (B2G)
Οι Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για να έχουν την δυνατότητα αποστολής ηλεκτρονικών τιμολόγιων για συμβάσεις του Δημοσίου θα πρέπει να πληρούν τις εξής προϋποθέσεις:
- Να έχουν πιστοποιηθεί σύμφωνα με τις διαδικασίες της ΑΑΔΕ ως Πάροχοι Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
- Να διαθέτουν πιστοποιημένο σημείο πρόσβασης PEPPOL Access Point
- Nα έχουν πραγματοποιήσει με επιτυχία τις απαραίτητες δοκιμές λειτουργίας με το Access Point και το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (Κ.Ε.Δ) της ΓΓΠΣΔΔ
Οι Έλληνες προμηθευτές του Δημοσίου που θέλουν να εκδώσουν Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στον Ελληνικό Δημόσιο Τομέα, θα πρέπει, πέραν από τη χρήση υπηρεσιών Παρόχου ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων (ΥΠΑΗΕΣ), να εφαρμόζουν και επιπλέον διαδικασίες.
Συνοπτικά, τα παραστατικά που εκδίδονται στα πλαίσια δημοσίων συμβάσεων, πέραν της σήμανσης που λαμβάνουν από τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ (myData), επικυρώνονται και αποστέλλονται υποχρεωτικά από τον πάροχο (ΥΠΑΗΕΣ) στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ), μέσω του Ευρωπαϊκού Δικτύου PEPPOL.
Τα παραστατικά που αποστέλλονται με αυτόν τον τρόπο, είναι αποκλειστικά ηλεκτρονικά (σε δομημένη μορφή) και παραλαμβάνονται από τους παραλήπτες (Αναθέτουσες Αρχές) είτε αυτόματα στα πληροφοριακά τους συστήματα, είτε από ειδική εφαρμογή ΕΔΗΤ της ΓΓΠΣ & ΨΔ, είτε από το σύστημα e-ΠΔΕ (Προγράμματα Δημοσίων Επενδύσεων), για τις συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από το ΠΔΕ.
Για την αποστολή ενός Ηλεκτρονικού Παραστατικού στο Δημόσιο απαιτείται :
- Να έχει υλοποιηθεί : α) η διασύνδεση με έναν Πάροχο Ηλ. Τιμολόγησης (ΥΠΑΗΕΣ), β) η σύναψη σύμβασης μαζί του και γ) η ανάλογη δήλωση στις πύλες της ΑΑΔΕ.
- Να συμπληρώνονται σωστά τα υποχρεωτικά πεδία όπως ορίζονται στην ΚΥΑ 63446/2-6-2021 του εθνικού μορφότυπου του ηλεκτρονικού τιμολογίου. (Αναλυτικές οδηγίες παρέχονται στην αριθ. οικ. 42465ΕΞ2022/30-3-2022 εγκύκλιο). Όταν το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο αφορά Δημόσια Σύμβαση, τα στοιχεία για τη συμπλήρωση των πεδίων βρίσκονται στο έγγραφο της Σύμβασης.
- Να είναι γνωστός ο κωδικός Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης της Αναθέτουσας Αρχής (ΑΑΗΤ) που βρίσκεται στο Μητρώο Αναθετουσών Αρχών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Αυτός είναι απαραίτητος για την παραλαβή του ηλεκτρονικού τιμολογίου από την εκάστοτε αρμόδια αναθέτουσα αρχή.
- Πριν την αποστολή για πρώτη φορά του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου προς μία Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ) να έχει προηγηθεί επικοινωνία με αυτή, προκειμένου να επιβεβαιωθούν οι απαραίτητες πληροφορίες για τη σωστή δρομολόγηση του ΗΤ (δηλ. Κωδικός ΑΑΗΤ, είδος προϋπολογισμού, ΑΔΑΜ σύμβασης, ΑΔΑ Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης, κλπ).
Μετά την επιτυχή αποστολή του κάθε παραστατικού, το σύστημα του Παρόχου, και κατ’ επέκταση το ERP του προμηθευτή, λαμβάνουν υποχρεωτικά ενημερωτικά μηνύματα για την πορεία του παραστατικού (Αποδοχή, Απόρριψη, Επεξεργασία, Πληρωμή κλπ).
Αναλυτικά, οι προδιαγραφές περιγράφονται στις ΚΥΑ αριθμ. 13005/1.2.2022 (B.438), 98979/10.8.2021 (Β.3766) 63446/31-5-2021 (Β. 2338), και ΚΥΑ 52445 ΕΞ 2023 (Β΄2385).
Στην ΚΥΑ 52445 ΕΞ 2023, περιγράφονται οι όροι και ο χρόνος έναρξης της σταδιακής υποχρέωσης υποβολής ηλεκτρονικού τιμολογίου από τους οικονομικούς φορείς (προμηθευτές).
Με την Εγκύκλιο 78366 ΕΞ 2023/19-5-2023 δίνονται περαιτέρω διευκρινήσεις λεπτομέρειες και παραδείγματα για τη σωστή εφαρμογή της ανωτέρω απόφασης.